Como gerenciar o pagamento de faturas pelo sistema da CUBi?

O sistema da CUBi permite que você gerencie os pagamentos de faturas de energia, água e danfes pelo sistema da CUBi. O processo descrito abaixo é um passo a passo que pode ser adaptado de acordo com a necessidade e características específicas de sua operação.

1. Cadastro de informações para o pagamento

Existem 5 propriedades úteis ao sistema de pagamentos. Elas funcionam como um "padrão" de cada Unidade, este padrão será aplicado à todos registros de faturas vinculadas com a Unidade. Você poderá alterar este padrão por Unidade a qualquer momento e também, caso tenha alguma exceção, poderá alterar essas configurações no momento de emissão da remessa para pagamento. Essas informações serão importantes para que você consiga analisar os dados posteriormente.

As 5 propriedades são listadas abaixo e podem ser editadas em Ferramentas > Complementos > Config. Pagamentos (insira o ID da Unidade para editar, caso precise de uma edição em massa solicite em suporte@cubienergia.com).

1. Número do contrato: representa o número de um contrato registrado no ERP para o pagamento desse registro de contas a pagar.
2. Centro de custo: representa o código ou nome do centro de custo registrado no ERP para associar a este registro de contas a pagar.
3. Grupo: campo aberto para que o usuário possa usar com qualquer outra informação relevante de ser associada e passada ao arquivo de remessa final.
4. Método de pagamento: representa o código ou descrição literal do método de pagamento associado ao registro de contas a pagar.
5. Regra de pagamento: representa o número de dias corridos antes da data de vencimento que a data de pagamento deve ser calculada. Utilizamos essa regra para calcular a propriedade de "Data prevista de pagamento" que é exibida na etapa 4 da remessa de pagamento.

2. Defina critérios para escolher registros que devem ser pagos

O próximo passo é definir quais são os critérios que você usa para escolher os registros que devem seguir para pagamento. Esta é a etapa mais dependente da sua operação. Todos os exemplos abaixo são processos reais de pagamento que podem ser implementados no sistema:

1. 1. Pagamentos com D-1;
   2. Ciclo de apuração semanal com emissão de remessa para pagamento toda terça-feira;
   3. Apuração de vencimentos entre a próxima terça-feira e a quarta-feira subsequente;
   4. Apuração diária de arquivos coletados com pouco prazo de pagamento.

No exemplo acima é necessário que exista um processo para que um analista execute toda terça-feira o filtro de registros que vencem entre a próxima terça-feira e a quarta-feira subsequente.

Por exemplo:

Ciclo 1: no dia 04/08/2026 (terça-feira) é feito o filtro para os registros que vencem entre 12/08/2026 (quarta-feira) e 19/09/2026 (quarta-feira).

Ciclo 2: no dia 11/08/2026 (terça-feira) é feito o filtro para os registros que vencem entre 19/08/2026 (quarta-feira) e 26/09/2026 (quarta-feira).

Além disso é necessário definir uma rotina diária em que o analista filtra a data de extração do dia anterior e datas de vencimento anteriores ao início do ciclo subsequente.

Por exemplo:

Rotina diária 07/08/2026: é feito o filtro de data de extração para o dia 06/08/2026 e data de vencimento antes de 19/08/2026 (que é o início do próximo ciclo).

O processo descrito acima já pode ser considerado um processo seguro e que vai manter sua operação sempre atenta aos registros de contas a pagar disponíveis. É importante também garantir que a coleta automatizada esteja corretamente configurada ou que seja enviado os arquivos manualmente para registro no sistema.

3. Emita remessas para pagamento

Agora que o processo e regras já estão definidos é possível implementa-los no sistema de geração de remessas para pagamento. Acesse Ferramentas > Complementos > Remessas. Clique na aba de Pagamentos para consultar remessas já criadas e criar novas. Implemente os filtros consistentes com suas regras e processos definidos no item 2 desse artigo e adicione os registros na remessa. De acordo com esse processo de exemplo que sugerimos, você teria entre terça e sexta-feira para conduzir uma revisão ou passar por um processo de aprovação dos registros escolhidos para a remessa.

Para mais detalhes sobre o funcionamento das etapas de geração de remessa para pagamento consulte esta página.

4. Execute o pagamento dos registros que tiveram remessa para pagamento emitida

Depois da remessa emitida, os registros de arquivo (ID de arquivo) serão vinculados ao ID de remessa de pagamento gerado. Você pode enviar para equipe responsável pelo pagamento de fato executar o pagamento ou programação de pagamento ou mesmo usar o arquivo para automatizar a comunicação com ERP ou mesmo gerar uma remessa CNAB para o banco.

5. Colete dados sobre o pagamento

Depois de executado o pagamento, existem informações que podem ser geradas a partir da execução como a data efetiva de pagamento, o valor pago, número do comprovante de pagamento, método de pagamento efetivado além de um ID de registro externo. Essas informações são fundamentais para que você possa importar na remessa de retorno.

6. Importe uma remessa de retorno

Você pode automatizar a geração de um arquivo de retorno de acordo com a conciliação ou liquidação dos registros no banco ou mesmo gerar o arquivo de remessa de retorno manualmente usando o arquivo de remessa para pagamento ou usando a exportação do painel de pagamentos. Acesse Ferramentas > Complementos > Remessas > aba de retorno > clique em "Ações" e "baixar .csv modelo" para ter acesso ao modelo de arquivo de retorno.

Para mais detalhes sobre o funcionamento da remessa de retorno consulte esta página.

7. Monitore os resultados via painel de pagamentos

No painel de pagamentos (acesse via Relatório e Dados > Relatórios personalizados > Pagamentos e verifique os dados. Abaixo mostramos alguns exemplos de uso:

Quais faturas recebidas nessa semana que ainda não tiveram remessa de pagamento emitida?

• Filtros: 

  • Data de extração: segunda-feira até domingo
  • ID da remessa de pagamento: nulo

Quais faturas que tiveram remessa de pagamento emitida e que venceram na semana passada?

• Filtros: 

  • Data de vencimento: última segunda-feira até domingo
  • ID da remessa de pagamento: tudo menos nulo

Quais faturas que tiveram remessa de pagamento emitida mas que estão ainda sem remessa de retorno?

• Filtros: 

  • ID da remessa de retorno: nulo

• • ID da remessa de pagamento: tudo menos nulo